Zasady funkcjonowania firmy z należnościami

Czym są należności?

Należność to sytuacja, w której ktoś jest ci winien dług. Ty wywiązałeś się ze swoich zobowiązań, a Twój partner nie – oznacza to, że jest on Twoim dłużnikiem.

Na przykład sprzedajecie pomidory z 10-dniowym terminem płatności. Wysłaliście 50 kg pomidorów do sklepu spożywczego – a należność wisi na 10 dni, aż sklep zapłaci. Pieniądze są twoje, tylko ty ich jeszcze nie masz.

Należności to nie tylko kwestia pieniędzy

Pieniądze są tylko jednym z elementów należności, ale nie jedynym. Występują one również w postaci efektów ekonomicznych.

Na przykład, jeśli posiadacie sklep i zakupiliście 50 kg pomidorów za 3000 złotych z góry. Wykonaliście swoje zobowiązanie dotyczące zapłaty za pomidory, ale dostawca nie zrealizował swojego zobowiązania dotyczącego dostawy tych pomidorów. Wartość pomidorów, które są wasze, ale jeszcze ich nie posiadacie, stanowi należność.

Krótko mówiąc, czy należności są złe?

Tylko Sithowie myślą w kategoriach absolutu. Odroczenia płatności mogą pomóc w zdobywaniu nowych klientów i budowaniu z nimi dobrych relacji. Dziś udzielasz im odroczenia, a jutro mogą kupić od Ciebie więcej towarów.

Jeśli jesteś pewien, że w ustalonym terminie otrzymasz zapłatę i nie będziesz mieć problemów z zaspokojeniem podstawowych potrzeb, to nie ma w tym nic złego.

Jednak zdarza się również niebezpieczna sytuacja z długiem od klienta. Jeśli dałeś 10-dniowe odroczenie płatności, a klient znika i nie płaci, to już jest problem. Jeśli przez odroczenia wpadasz w kłopoty finansowe, tak jak Elon Musk, to także problem.

Jak uniknąć kłopotów finansowych z tytułu należności od klienta?

Ustal minimalną kwotę zaliczki. Staraj się pobierać zaliczkę, która przynajmniej pokrywa koszt produktu lub usługi. W ten sposób transakcja nie będzie stratna, a przynajmniej pokryjesz wszystkie koszty związane z produkcją, jeśli klient nie zapłaci. Marża i dodatkowa kwota mogą zostać odroczone do późniejszej zapłaty.

W handlu obowiązuje zasada: “najpierw pieniądze, potem towar”. Jeśli zrobisz odwrotnie, będziesz rozpieszczać klientów, którzy regularnie “zapominają” o płatnościach. Będą zadowoleni, ale Twoje kieszenie będą puste, a to nie jest korzystne.

W przypadku usług, żądaj zaliczki i podziel pracę na etapy. Określ w umowie, że świadczenie usługi rozpocznie się po otrzymaniu zaliczki. Jeszcze lepiej, podziel usługę na kilka etapów i przechodź do kolejnego dopiero po otrzymaniu zaliczki.

Skorzystaj z faktoringu. Czasami przedsiębiorcy źle oceniają sytuację i oferują zbyt długie odroczenia płatności. W trakcie oczekiwania na zapłatę, przedsiębiorca musi nadal pokryć swoje koszty. W takiej sytuacji można sprzedać swój dług bankowi, co nazywane jest faktoringiem.

Schemat jest prosty. Na przykład, sklep “Rukola” jest Ci winien 25 000 złotych za warzywa. Mają jeszcze miesiąc na dokonanie płatności, ale Ty potrzebujesz pieniędzy teraz. Wówczas bierzesz swoje pieniądze od banku lub firmy faktoringowej, a “Rukola” płaci już bankowi za warzywa.

Usługa nie jest bezpłatna, a bank nie kupuje długu od wszystkich firm. Ale ogólnie jest to dobry sposób na rozwiązanie problemu kłopotów finansowych z powodu należności.

Co zrobić, jeśli należność od klienta nie zostanie spłacona?

Wydaje się, że gdy dług od klienta nie jest spłacany na czas, należy od razu iść do sądu. W rzeczywistości nie ma zbyt wiele dobrej nadziei na wynik procesu sądowego. Zajmie to dużo czasu, a nawet jeśli wygrasz, nie masz gwarancji, że dłużnik będzie w stanie spłacić dług. Oznacza to, że formalnie wygrasz, ale tak naprawdę przegrasz.

Sprzedaż długu komuś innemu również jest wątpliwym rozwiązaniem. Jeśli windykatorzy widzą, że dług jest bezzasadny, nie będą go kupować.

Najlepszym rozwiązaniem jest porozumienie. Dowiedz się od dłużnika, dlaczego nie płaci. Jeśli ma jakieś trudności, spróbuj znaleźć kompromis, na przykład udzielając rozłożonej na raty spłaty lub udzielając ulg. Można rozważyć także wzajemne rozliczenie: jeśli kontrahent nie może zapłacić, niech zapracuje.

Inny scenariusz to po prostu nieodpowiedzialny dłużnik. W takim przypadku łatwiej pogodzić się ze stratą, przeczytać książkę Roberta Suttona “No Asshole Rule” i nie mieć więcej takich problemów.

Jak z wyprzedzeniem dowiedzieć się, czy klient jest problematyczny?

Główne oznaki problemów klienta można znaleźć w specjalnych serwisach. Ponadto wiele banków ma własne usługi o tej samej funkcjonalności.

Sprawdzają, czy kontrahent ma jakieś długi, czy jest pozwanym, czy nie jest zarejestrowany w miejscach masowej rejestracji.

Są to jednak powody do zastanowienia się, a nie kategorycznej odmowy współpracy z kontrahentem. Być może zarejestrował się w miejscu masowej rejestracji, ponieważ po prostu nie potrzebuje biura. I na odwrót: kontrahent jest czysty podczas kontroli, ale w rzeczywistości regularnie nie dotrzymuje terminów płatności lub po prostu znika. Ma po prostu szczęście i nikt go nie pozwał.