Kiedy rozpoczynamy pracę z księgowością finansową w firmach, pierwszą rzeczą, jaką robimy, jest zebranie podstawowych raportów. W ten sposób digitalizujemy firmę. Dzięki tej cyfryzacji prawie zawsze jesteśmy w stanie znaleźć poważne wycieki pieniędzy, a czasem nawet więcej niż jeden.
W tym artykule podpowiadamy, gdzie najczęściej wyciekają biznesowe pieniądze. Sugerujemy, abyś sprawdził, czy Twoja firma ma takie “wycieki”, i jeśli tak, wyeliminował je tak szybko, jak to możliwe.
Nieopłacalne projekty to takie, które nie przynoszą firmie zysków lub przynoszą niewielkie zyski. Innymi słowy, nie są opłacalne.
Projekty mogą być nieopłacalne z różnych powodów. Na przykład, mogą wymagać drogich materiałów, których koszt pochłonie wszystkie zyski. Albo okaże się, że do realizacji projektu potrzebni będą dodatkowi pracownicy, trzeba będzie zająć się logistyką lub magazynem. Częściej jednak problem polega na tym, że firma nie planuje pracy z wyprzedzeniem i zgadza się na wszystkie projekty bez zrozumienia, które z nich są zyskowne, a które nie, i dlatego traci pieniądze.
Na przykład przed kierownikiem biura architektonicznego stoi wybór: przyjąć zamówienie za 1 milion złotych lub zamówienie za 500 000 złotych. Wydaje się, że wszystko jest proste: pół miliona jest mniejsze niż milion, więc należy przyjąć pierwsze zamówienie.
W tym momencie menedżer popełnia błąd, ponieważ nie bierze pod uwagę czasu potrzebnego do wykonania projektu. Nie zastanawia się nad tym, że nad projektem wartym milion złotych cały zespół będzie musiał pracować przez cztery miesiące, podczas gdy drugi projekt można ukończyć w miesiąc i ruszyć dalej.
Może się również zdarzyć odwrotna sytuacja: firma zrezygnuje z głównych dochodowych projektów, ponieważ wszyscy pracownicy są już zaangażowani w te mniej dochodowe.
Co zrobić. Planowanie i obliczanie każdego projektu przed jego rozpoczęciem pomoże uniknąć podejmowania nierentownych projektów.
Dobrze jest również przeprowadzić analizę wszystkich projektów, klientów i obszarów docelowych, aby móc z nich zrezygnować na czas. Może się zdarzyć, że dochodowy projekt z czasem stanie się nieopłacalny lub odwrotnie. Analityka pomoże ci śledzić takie zmiany i nie inwestować pieniędzy w projekty, które nie przyniosą zysków.
Z dywidendami mogą być dwa problemy:
W rezultacie brakuje środków na rozwój firmy i rezerwę bezpieczeństwa. Jeden nieprzewidziany wydatek i trzeba sięgać po pożyczki, inwestując własne pieniądze.
Dobrze, jeśli wypłaca je skromnie, ale może również wypłacać zbyt wiele. Na przykład firma osiąga czysty zysk w wysokości 300 000 złotych, a właściciel wypłaca dywidendy w wysokości 500 000.
Właściciel wypłacił dywidendy, a potem nagle brakuje środków na wypłaty pensji. Jeśli dywidendy nie zostały jeszcze wykorzystane, można zainwestować je z powrotem w firmę. Ale jeśli zostały już wykorzystane – trzeba brać kredyt, pożyczać od krewnych, sprzedawać to, co zostało kupione za dywidendy.
I tak w kółko: stres, nerwy, problemy z gotówką, kredyty i poczucie, że biznes ciągle wymaga inwestycji. Tak firma traci pieniądze, jeśli właściciel wypłaca zbyt duże dywidendy z biznesu.
Co zrobić. Pomocna będzie jeszcze jedna zasada: dywidendy nie powinny być większe niż czysty zysk.
Można ustalić ustaloną sumę dywidend i powiązać ją z czystym zyskiem. To nie pozwoli właścicielowi wypłacić z biznesu więcej niż zarobił.
Wynagrodzenie kadry zarządzającej, wynajem i utrzymanie biura, opłaty za internet, komunikację, imprezy firmowe – to wszystko są wydatki administracyjne. Czasami niezauważalnie się rozrastają, pochłaniając czysty zysk i mogą wprowadzić firmę w stratę. Oto przypadki, gdy koszty administracyjne są nieuzasadnienie wysokie:
To wszystko jest w porządku, ale tylko wtedy, gdy na to wydaje się pieniądze świadomie i pod kontrolą. Jeśli piękne życie wymaga zbyt dużych wydatków, lepiej z niego zrezygnować.
Krótko mówiąc, firma traci pieniądze na tym, na co nie może sobie pozwolić lub czego nie używa. Niektóre koszty administracyjne można bezboleśnie zredukować: na przykład zrezygnować ze wszystkich kursów i zamienić croissanty na ciasteczka. Być może pracownicy nawet tego nie zauważą, a firma przestanie tracić pieniądze.
Co zrobić. Pomoże planowanie kosztów administracyjnych na podstawie wydatków z poprzednich miesięcy i śledzenie dynamiki. Jeśli w zwykłym miesiącu na koszty administracyjne wydaje się 150 000 złotych, a nagle 400 000 – to jest powód do wyjaśnienia, dlaczego koszty wzrosły i czy dodatkowe wydatki są uzasadnione.
Wyobraź sobie agencję reklamową, w której pensje menedżerów sprzedaży zależą od wartości transakcji. Im droższy projekt, tym wyższa pensja dla menedżera. Jednak może się zdarzyć, że projekt jest drogi, ale nieprzynoszący zysków.
Jeśli jest wiele drogich, ale nieprzynoszących zysków projektów, pensja menedżera będzie rosła, a zyski – nie. W ten sposób firma traci pieniądze na pensjach, premiach i bonusach.
Może się zdarzyć, że pensja pracownika będzie wyższa niż pensja samego właściciela biznesu. Aby temu zapobiec, należy kontrolować stosunek przychodów do środków przeznaczonych na wynagrodzenia. Jeśli przychód firmy wynosi 10 milionów złotych, to na pensje wydaje się 1 milion złotych, ale jeśli przychody spadły do 1,5 miliona złotych, a nadal wydawane jest 1 milion złotych na pensje – coś tu nie gra.
Co zrobić. Przeanalizuj system wynagradzania – powiąż pensje z zyskami lub przejdź na stałą stawkę. I oczywiście, zacznij monitorować zmiany w wynagrodzeniach.
Pieniądze, które firma wydaje bezpośrednio na produkcję towarów, to koszty bezpośrednie. Zazwyczaj obejmują one koszty surowców i materiałów oraz wynagrodzenia dla pracowników. O wynagrodzeniach już wszystko wiadomo, więc możemy porozmawiać o surowcach i materiałach.
Na przykład, właściciel firmy meblowej ma wybór przy zakupie materiałów: może zamówić dębowy drewniany kant z innej miejscowości i płacić za transport. A może zamawiać nie dąb, ale sosnę, i nie z innej miejscowości, ale z pobliskiego tartaku, oszczędzając w ten sposób.
Firma traci pieniądze na kosztach bezpośrednich, gdy wybiera niekorzystne ceny materiałów – na przykład, gdy te same wkręty kosztują różnie u dwóch dostawców, a firma wybiera najdroższą opcję, ponieważ po prostu nie wie o tańszej.
Co zrobić. Kontrolować dostawy i stale monitorować rynek: może pojawić się dostawca z korzystniejszymi cenami. Jeśli tak się stanie, należy natychmiast zoptymalizować wydatki.
Ustalić limit dla głównych kosztów. Na przykład, postanowić, że nie będą one przekraczać 40% przychodów.
Właściciel firmy budowlanej kupuje materiały na początku każdego sezonu, ale nie zawsze ma czas, aby wszystko wykorzystać. Na przykład 10 bloków czerwonych cegieł leży w magazynie od dwóch lat, podczas gdy wszyscy budują z żółtych cegieł. W tym czasie cegły nie stają się lepsze – wręcz przeciwnie, pękają i kruszą się. Z tego powodu tracą na wartości: popękanych cegieł nie można już sprzedać po tej samej cenie, za jaką zostały kupione.
Obecnie czerwone cegły są dla firm towarem o niskiej płynności. Nie ma na nie popytu, więc zbierają kurz w magazynie, niszczeją i tanieją. W każdej takiej cegle fundusze są zamrożone: technicznie pieniądze należą do firmy, ale nie można ich wykorzystać.
Sytuacja, gdy magazyn jest zapełniony towarem, który nie jest w ruchu, jest charakterystyczna dla firm o dużej rotacji. Jest dużo towarów, dużo sprzedaży, a brakuje czasu na monitorowanie stanu magazynu.
Co zrobić. Przeprowadzić inwentaryzację pozostałości – czyli śledzić, co leży na magazynie i jak długo. W przyszłości warto przeanalizować kwestię zaopatrzenia, aby uzupełniać magazyn tylko tym, co jest naprawdę potrzebne i w optymalnej ilości.
Krótko mówiąc, przekształcić magazyn z zapleczem do oczekiwania w miejsce gotowe do działania.
Jeśli projekt jest kosztowny, klienci firmy budowlanej proszą o odroczenie – czyli możliwość opłacenia prac nie w dniu oddania projektu, ale po pewnym czasie. Na przykład, dom zostanie oddany klientowi we wrześniu, ale wszystkie pieniądze za niego wpłyną dopiero w listopadzie. Oznacza to, że właściciel firmy pokrywa wynagrodzenia dla pracowników i inne wydatki z pieniędzy firmy, a nie z pieniędzy klienta.
Jeśli jest wiele projektów z dużymi odroczeniami, firma może przez kilka miesięcy pozostawać bez pieniędzy, ale ciągle pracować. Oznacza to, że musi opłacać czynsz za biuro, magazyn, wypłacać pensje, zamawiać materiały. Właściciel myśli tak: “Teraz nie ma pieniędzy, ale wkrótce będą. A teraz, żeby wszystkim zapłacić, wezmę kredyt i zapłacę odsetki – nic strasznego”. Gotowe, firma straciła pieniądze na odsetkach od kredytu, którego można było uniknąć.
Co zrobić. Monitorować zadłużenie od klientów, czyli pieniądze, które klienci mają do zapłacenia firmie.
Kolejnym wskaźnikiem jest rotacja dłużników. Pokazuje, w ilu dniach firma otrzymuje od klientów pieniądze za wykonane prace.
Kalendarz płatności pomoże Ci śledzić odroczenia . Ostrzega, kiedy opóźnienie może spowodować lukę finansową dla firmy.
Na przykład, firma budowlana posiada wywrotkę do transportu piasku i żwiru na plac budowy. Powinna ona wykonywać trzy kursy dziennie. Jeśli liczba kursów jest mniejsza, prace na jednym z obszarów są zatrzymywane, terminy przesuwają się, koszty rosną, a zyski maleją.
Jeśli wywrotka wykonuje tylko jeden kurs zamiast trzech, przynosi firmie 30 000 złotych zamiast 50 000 złotych. Jej obciążenie wynosi tylko 33%, podczas gdy powinno wynosić 100%.
W rachunkowości zarządczej nazywa się to niewykorzystaną produkcją – gdy maszyny i urządzenia są bezczynne lub pracownicy są bezczynni. Gdy produkcja jest niewykorzystana, firma nie zarabia tyle pieniędzy, ile zarobiłaby, gdyby działała z pełną wydajnością.
Co zrobić. Wprowadzić normy i monitorować ich rzeczywiste wykonanie. Na przykład, wywrotka powinna wykonać 100 kursów w miesiącu, a zrealizowała tylko 90. Oznacza to, że wykonała 90% normy i była obciążona w takim samym stopniu.
W każdym biznesie są swoje normy – nie ma ścisłych standardów.
Byłoby wspaniale, gdyby dla każdego problemu istniał ” przedział normy”. Kiedy widzisz, że 30% przychodów zostało wydane na pensje, zdajesz sobie sprawę, że wszystko jest w porządku. Firma budowlana wyda 30% na wynagrodzenia, a startup IT wyda całe 85% i to też będzie normalne.
Nie ma żadnych standardów. Ale jest rachunkowość zarządcza. Pomaga ustalić, które wartości są normalne dla firmy, a przy których firma upada i nadszedł czas, aby pilnie coś zmienić.
